作者：盧育成 兒童牙醫
結論：善用封存、搜尋
- 用封存功能，把已經過時、暫時不會用到的信件檔案移到倉庫。
- 用篩選器、搜尋，來找出你要現在要用的東西。
- 用延後、行事曆，讓有時效性的東西自動出現。
- 讓大腦、眼睛只看重要的事情，釋放你的注意力。
累積不整理會分散你注意力
「不是才整理過，怎麼 email 就又變成 700 多封？」這是一年以前大賢者打開 email 崩潰時說的話，那時候她花了好幾天慢慢整理，總算整理完畢。
結果一年過後，大賢者又崩潰一次「 怎麼又變 3,000 多封了？！」
跟一些上班族不同，對一般受僱牙醫來說，有需要才開 email 是很正常的，可能一個禮拜、一個月才開一次，就已經算比較頻繁了。
我因為現在有在寫給牙醫的電子報、也在訂閱其他電子報，所以算是幾乎天天都會收 email 的。
以前我也是信箱有從大學時期累積到現在的上千封信件，但現在收件匣只剩下不到一頁的信，看起來非常舒服。
我們的專注力有限，應用一些小技巧，就可以讓你把注意力集中在真正需要關心的地方。
整理數位檔案跟現實東西的不同：封存
相信大家都有整理房間、屋子的經驗，像我以前很愛買書跟漫畫，但隨著書櫃越來越滿，總是要取捨，哪些該繼續留下、哪些該乾脆出清。
出清又要去煩惱是要乾脆丟掉、還是賣人、送人，佔據我很多心神在整理東西。
整理實體的物品因為家中位置有限，一旦出清之後可能就很難拿回來，所以斷捨離是一件很難的動作。
但整理數位檔案不一樣，很多時候我們整理東西，不需要去刪除它，我們只要封存它就可以了。
如果是 gmail，或一些筆記軟體、信件軟體，大部分都有封存這個功能。
如果是電腦檔案，你就創造一個資料夾，叫「封存」、「 結束了」、「 done 」之類你知道意思的東西，把不要用的檔案移進去。
封存的意思是，我把它擺到倉庫去，檔案還是在，只是我不用每天看到它。
所以不管是 3,000 多封 email，或是 700 封 email，你可以把超過一個月以上的信，先全部封存，瞬間可能只剩下 10 封信，你再去慢慢篩選，哪些也封存起來，哪些可以能還要用，我先把它擺著。
譬如說，我買得東西還沒寄來，先放著；我帳單還沒繳、先放著。但是東西寄到了，那購買完成的信就可以封存了；帳單繳完了，就可以封存了。
之後的信，看完就可以直接封存，減少信件慢慢累積的機會；如果不常收信，也可以固定一段時間，如一個月，就把一個月以上沒看到得東西全部封存，再慢慢選哪些須要處理、哪些之後再找就好。
你不需要下決心捨棄這些檔案，只要把它封存起來，心情就會好許多。
用搜尋、延後來找出你需要的東西
現實中，只是單純把所有東西丟進倉庫，這不是一個好的整理方法，因為我們要用某個東西的時候可能很難拿出來。
但是數位檔案不一樣，我們可以用搜尋把它找出來，如果是信件的話，還可以主動讓他跳出來。
譬如說假設我 11/20 號要出國，機票我已經訂好了，可是在出國前，機票的資訊對我來說可能不太重要。我可以先設定把這個機票的確認信延後到 11/17 再跑回收件匣，這樣這段時間，這封信不會一直在我眼前，但真正要用的時候，他就會自動跑出來，讓我確認班機資訊。
或是我也可以直接封存起來，要找的時候再搜尋 "機票"、"11/20" 之類的關鍵字，把它找出來，還是可以撈到我們要的資訊，可是他平時不會佔據我們的視線跟注意力。
想好我們要怎麼找出來、用延後、計時器讓東西自動出現在我們眼前，也可以減低我們的大腦負擔。
設好標籤、檔名、篩選器來方便我們尋找
而這樣子能成功的關鍵，就是我們要能成功的找出我們要的資訊。
如果是 email，我們可以用篩選器來把我們的目標加上標籤或特定的資料夾，讓我們很簡單的找出信件。
譬如說每期的電費都會有固定的寄信地址、寄信標題，我就可以預設當收到這樣的信，就給它加上 「台電電費」的標籤，下次要找就很好找，甚至還可以直接收到就封存，不要出現在資料夾，降低你用腦的時間。
標籤檔名也都是，可以先想想，如果自己想要找這篇文章、這個照片或影片，你會用什麼關鍵字搜尋？是 gmail？封存？或是整理技巧？
把檔名設定好、標籤設定好，你比較好再次找出這東西。
這東西是很個人化的，所以只有你自己可以幫自己的忙。
推薦閱讀《打造第二大腦》
這些概念基本上是從《打造第二大腦》這本書的概念出來的，聽過作者本人的演講、朋友聽完的心得分享、還有我自己實踐好幾次，覺得很有幫助的做法。
裡面還有提到的 PCAA 整理法，也很有幫助，依照使用頻率，把正在用、最常用得東西擺在顯眼處，把不常用、甚至不會再用得東西放到倉庫，但知道去哪裡找他，這個概念，幫助我整理檔案、信件很多，有興趣的推薦大家去看看這本打造第二大腦，讓自己的大腦減壓，更有活力。
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